Pour certains artistes dont les contrats sont assez anciens, les montants des redevances de droits “mécaniques” (droit de reproduction mécanique – SDRM – “mechanicals”) de leurs albums doivent être déduits de leurs royalties par le biais d’une “opération diverse”.

Les artistes concernés sont notés dans le fichier “Royalty Checklist”, disponible dans Season of Mist – Royalties\Royalties, en filtrant les commentaires comportant “Mechanicals”

Pour chacun de ses artistes, il existe, dans son dossier de royalties sur le sharepoint, un fichier nommé “(Nom de l’artiste) – Meca” ou “(Nom de l’artiste) – Mechanicals” servant justement à calculer et noter le montant à déduire chaque semestre, pour chaque référence concernée.

C’est le cas par exemple de Tjsuder : SEASON OF MIST\Season of Mist – Royalties\Royalties\Tsjuder – fichier “Tjsuder Meca”.

Pour pouvoir calculer les royalties correctement et donc déduire les droits de reproduction mécaniques des redevances dues aux artistes, il faut suivre les étapes suivantes:

1. Trouver les références concernées en ouvrant le fichier excel "meca" du groupe.

Elles sont notées dans les premières lignes du fichier.

2. Chercher les références dans le fichier SDRM correspondant à la période

Attention : Ce fichier est accessible depuis le disque comptabilité uniquement ! W:\SDRM\Relevés Redevances.

• Ouvrir les fichiers Excel correspondant à la période calculée (2 fichiers généralement, 1 par trimestre)
• Filtrer la ligne n°2 et rechercher la référence dans la colonne “Catalogue Producteur”. Certaines références ne sont peut être pas présentes : c’est normal.

3. Calculer le total des redevances pour chaque référence par trimestre

• Sélectionner les montants de la colonne “Montant total de redevance” de sorte à avoir la somme totale des redevances payées lors du trimestre considéré pour la référence choisie.

4. Noter le montant total de chaque trimestre pour chaque référence dans le fichier de l'artiste

• Noter dans la colonne A du fichier du groupe chaque semestre à déduire (2022 Q1; 2022 Q2)…. Comme fait précédemment.
• Noter la somme des redevances par trimestre dans la colonne correspondant à la référence considérée

Exemple : Tjsuder : seules les références SOM092 et SOM244 ont donné lieu à des redevances en 2021-2, et à noter comme ci-dessous.

• Faire le total de toutes les redevances mécaniques à déduire pour le semestre calculé (selon le même modèle, voir ci-dessous)

ATTENTION : il peut arriver que des périodes antérieures à la période calculée aient été oubliées. Dans ce cas, il faut évidemment noter les montants à déduire pour chaque période n’ayant pas été traitée jusqu’à la période calculée (ex: derniers relevés déduits en 2020 ; calcul de la période 2022-2 => Déduire tous les montants de 2020 à 2022).

5. Faire l’opération diverse dans l’Interface – Royalties

• Aller dans l’interface – Outils – Royalties – Création – Créer une opération diverse.

• Choisir le dernier jour du semestre à calculer (31/12 ou 30/06).
• Choisir le groupe, le contrat comportant les références considérées (et, le cas échéant, l’artiste). Choisir la devise et inscrire le montant total des redevances (pour toutes les références) précédemment calculé.
• IMPORTANT : Mettre en commentaire : “Mechanicals Recoupable – Année, QX + QX +QX”.

Après validation et génération du récap, l’opération diverse devrait apparaitre comme ceci sur ledit récap:

6. Noter "deducted on (période de royalties)" dans le fichier Excel "Meca" de l'artiste

Cette étape est importante pour éviter les erreurs futures!

Et voilà !