Les groupes reçoivent généralement 50% des sommes qu’on encaisse lorsqu’on licencie leurs créations à un tiers (un label ou autre). Le pourcentage auquel ils ont droit est indiqué dans l’interface/royalties, mais que le montant apparaisse dans leurs relevés et récap de royalties, il faut “intégrer les licences dans l’interface”.
ETAPE 1. Contact et récupération des relevés.
En premier lieu, il faut savoir quelles ont été les licences faites pendant la période à calculer, et vérifier qu’on a bien reçu un paiement pour celles-ci. Il va aussi falloir déduire certaines choses parfois (par exemple, payer l’intermédiaire grâce auquel on a pu faire cette licence…).
La première étape consiste donc vérifier qu’on a bien reçu les relevés des licences à intégrer mentionnant la somme qu’on doit récupérer suite à l’exploitation de nos masters. Ces relevés sont censés être dans SEASON OF MIST\Season of Mist – Royalties.
S’ils n’y sont pas, il faut contacter les licenciés ou récupérer les relevés sur internet. Pour savoir quoi faire pour tel ou tel licencié, regarder le fichier “licences – relevés a récupérer” dans Royalties.
ETAPE 2. Résumer les relevés dans le fichier excel “Récap intégration”.
Chaque dossier de licencié contient normalement un ficher excel faisant le récap de ses relevés. Il suffit alors d’ouvrir celui de la période précédente, et de le copier pour la nouvelle période, en recopiant exactement les mêmes formules et les mêmes données, mais avec les relevés de la période considérée.
Ensuite, il faudra recopier ce résumé dans le fichier Récap intégration, et faire ça pour chaque licencié.
ETAPE 3. “Licences fixes” et “Récap intégration”
Normalement, il n’y a pas besoin de remplir quoi que ce soit dans le fichier licences fixes. Dans le doute, voir avec Pipo.
Filtrer le fichier “licences fixes” :
- Colonne “Payment received” : tout sauf les vides et les “payés copies”.
- Colonne “interface” : seulement les vides.
Copier les lignes concernées dans un nouveau fichier vierge.
Filtrer le fichier “Récap intégration”
- Colonne “statut’ : vides.
Copier les lignes concernées dans un autre ficher vierge.
Etape 4: Aller chercher un fichier d’import précédent
Pour être sûr que l’interface accepte le fichier Excel d’import des licences (elle peut s’avérer capricieuse), le mieux est d’aller chercher un modèle de fichier ayant précédemment fonctionné dans \SOUNDWORKS\Interface\data\royalties\data-license\2022-semestre-1\original.
Mettre en forme les deux fichiers ayant les lignes copiées précédemment en suivant les modèles. Il faut que la correspondance soit exacte.
ATTENTION : le fichier d’import doit comporter 6 premières colonnes suivantes dans cet ordre !
- Groupe
- Ref
- Company
- Montant (à importer)
- Devise (attention : Sans “s” à Livre Sterling par exemple)
- Date inter (date de fin de la période considérée -31/12/XXXX ou 30/06/XXXX)
Etape 5: Intégrer les fichiers Excel dans Interface – Outils – Royalties – Outils – Importer un relevé – licence
Suivre la procédure demandée par l’interface pour chaque fichier à importer. A la fin du dernier import, on peut précompiler les fichiers JSON. Pas avant!
Vérifier que l’import à bien marché dans \SOUNDWORKS\Interface\data\royalties\data-license.
Etape 6 : Marquer les relevés comme intégrés
Etape importante pour ne pas fausser les récaps des artistes pour le semestre considéré : il faut absolument penser à inscrire “intégré + Semestre XXXX-X” dans les fichiers originaux “licences Fixes” et “Récap intégration”!